「社内イベントの人数がまだ確定しないのですが、ケータリング（料理を会場まで運んで用意してくれるサービス）って頼めますか？」
松山市で会社の懇親会・歓迎会・研修後の打ち上げなどを担当される方から、この相談はよくあります。
結論から言うと、頼めます。
ただし大事なのは、「確定人数」ではなく、“人数がどれくらい増えたり減ったりしそうか”という幅を先に考えることです。
この記事では、人数が確定しない状態でも幹事さんが止まらずに進められるように、
- いつの時点で何を決めればいいか
- どこまで曖昧でOKか
- 当日トラブル（足りない・余る・列ができる）を減らす考え方
を、できるだけ分かりやすくまとめます。
15秒で結論｜「幅」が分かれば進められます
人数がまだ確定していなくても、次の形で伝えられれば相談できます。
- 現時点で確定している人数：〇名
- 増える可能性：最大で〇名まで（または ±〇名）
- 人数が固まりそうな時期：いつ頃か
例）
- 現時点20名、最大25名まで増える可能性
- 確定は開催3日前の午前中
この3点が分かるだけで、料理の量・置き方・当日の回し方を考えられます。
なぜ「確定人数」より「増減の幅」が大事なのか
人数が確定するまで待っていると、幹事さんの負担はどんどん増えます。
- 相談が遅れて選べる内容が減る
- 会場条件の確認が後回しになる
- 直前で一気にバタつく
ケータリングは、当日をスムーズに回すための準備がとても重要です。
だから「人数が決まってから」ではなく、“どれくらい動きそうか分かった時点”で相談する方が安全です。
まず決めるのは「料理」ではなく会場条件
人数が不確定なときほど、先に固めたいのは料理の内容ではありません。会場の条件です。
最低限、次の4点だけ押さえてください。
- 料理台を置ける場所（1か所／2か所以上作れるか）
- テーブルの有無（長机があるか／追加できるか）
- 搬入（料理や道具を会場に運び入れること）が可能か
- ゴミの扱い（社内で処理するか／回収してもらうか）
人数が増えて困るのは、料理の量だけではありません。
置く場所と人の動き（列ができるかどうか）が一番のポイントです。
人数が確定しない時の「頼み方」3パターン
人数が不確定な社内イベントは、だいたい次の3パターンに分かれます。
パターン①：確定は遅いが「上限」は読める
例）20〜30名、最大でも30名は超えない
この場合は、上限の人数を基準に考えるのが基本です。
「足りない」方がトラブルになりやすいため、少し余裕を持たせる方が安心です。
パターン②：確定人数はあるが「当日参加」が出そう
例）確定25名だが、当日2〜3名増える可能性
この場合は、増えても対応しやすい料理を組み込みます。
- ご飯もの
- 乾きにくい料理
- 小分けで出しやすいもの
増えても崩れにくい形にしておくと、幹事さんがラクになります。
パターン③：上限も読めない（参加・欠席が最後まで揺れる）
例）部署横断イベントなど
この場合は、まずこう整理します。
- 今の確定人数
- あり得る最大人数
- いつ頃までに見えてきそうか
そして、当日の動き方（人の流れ）を先に決めることが重要です。
人数が多少ぶれても、会がスムーズに回れば満足度は下がりません。
一番多い失敗｜人数より「列」ができると崩れます
人数が確定しないと、「足りるかどうか」ばかり気になります。
ですが実際に不満が出やすいのは、味よりも混み具合です。
よくある失敗は、
- 料理台が1か所で列ができる
- 皿や箸が足りず止まる
- 料理を出しきれない
最低限これだけで変わります
- 料理台を2か所以上に分ける
- 皿・箸・トングをそれぞれの場所に置く
- 乾杯前に「取りに行く流れ」を一言伝える
これだけで、当日のバタつきは大きく減ります。
相談時に送るだけテンプレ（コピペOK）
人数が確定していない場合は、次の形で伝えると話が早く進みます。
- 開催日：
- 開始〜終了（乾杯時刻）：
- 会場（住所／社内 or 外部）：
- 搬入：可能／不可（分かる範囲で）
- 人数：確定〇名／最大〇名（または ±〇名）
- 確定予定日：〇月〇日（分かる範囲で）
- 目的：交流／慰労／来賓
- 形式：立食／着席／半々（迷っている）
- ゴミ：社内処理／回収希望
- 料理台：1か所／2か所／3か所
- アレルギー・NG：分かる範囲で
いつまでに相談すればいい？（松山市の目安）
人数が確定しない案件ほど、相談は早めが安心です。
開催日の5日前までを目安にご相談ください。
人数が固まりきっていなくても、条件に応じて進め方をご案内できます。
ご相談・お問い合わせ
-
ケータリング案内（ミスタービュッフェ）
https://catering-mrbuffet.com/
- 電話：0120-507-286（9:00〜19:00）
人数がまだ確定していない段階でも問題ありません。
まずは 「今の人数」と「あり得る最大人数」 だけで進められます。
