「100食って、正直こわいです…」
アイテムえひめの展示会前、担当者さんが言いました。
「余ったら経費で言われるし、足りんかったら現場が止まるし…全部こっちの責任ですよね」
弁当を選ぶことより、当日が止まることのほうが不安です。
受取の人が動けない。展示スペース（ブース）ごとに配れない。ゴミがたまる。
受取で固まらない形を、先に作ります。
受取→仕分け→ブース配布→回収が、順番どおりに動く形です。
人数がまだ未確定でも大丈夫です。
まずは「納品時間」と「受取場所の名称」だけ決めてください。
そこが決まれば、次の順番が見えてきます。
会議や研修で使いやすいお弁当を見たい方はこちら。
用途に合わせて一覧で見ると選びやすいです。
この規模で止まりやすいのは「受取の順番」です
不安は、だいたいこの4つです。
- 人数が読めない
- 受取に張り付けない
- ブースが離れている
- ゴミが増える
食数をぴったり当てることより、
人数が少しズレても止まらない形にしておくことが大事です。
紙に書いて順番を決めます。
誰が受け取るか。どこに置くか。誰に渡すか。
ここが決まっていれば、大きく崩れません。
アイテムえひめの展示会で「受取が止まる」パターン
アイテムえひめは、搬入口や通行ルールが当日の運営で変わることがあります。
- 搬入口の名前が複数あり、説明がかみ合わない
- 来場前の準備時間が短く、受取が後回しになる
- 昼前後はブースが忙しく、担当者が離れられない
止まりやすい時間帯は、来場対応が立ち上がる直前です。
納品は「食べ始める時刻」ではなく、「仕分けが終わって配布が始まる時刻」から計算して決めます。
食数の決め方は「総人数」ではなく「食べる人数」です
100人いるから100食、とは限りません。
次の4つに分けて数えます。
- 終日スタッフ
- 午前のみ
- 午後のみ
- 応援枠
休憩が交代制なら、総人数より少なくて済むことがあります。
逆に、応援が増えやすい展示会は、少し余裕を持たないと止まります。
シフト表に「食べる」に丸をつけるだけで、食数のズレはかなり減ります。
予備の弁当は“無駄”ではなく“止まらない保険”です
100食規模なら、予備の弁当は5〜10食が目安です。
予備は責任者が管理します。
現場に自由に置くと、先に消えます。
「応援が急に増えました」
その一言に落ち着いて対応できると、午後が荒れません。
最初にそろえる3つ
① 受取は一人にしない
「受取、私が行けるか分からないんです」
その場合は、主と副の二人体制にします。
どちらかが呼ばれても、止まらない形です。
② 会場の呼び方をそのまま使う
搬入口の名称、入館方法、台車の扱い。
ここがあいまいだと、入口で止まります。
受取場所は「会場が使っている言葉」で共有します。
業者にも同じ表現で伝えます。
③ 迷わない置き方にする
ブースごとに配る場合は、順番が命です。
- シフトを「終日／交代／応援」に分ける
- ブース名の呼び方をそろえる
- 先に渡す箱を手前に置く
迷いが減ると、動きが止まりません。
箱を前にした瞬間が一番止まりやすい
箱を前にした瞬間に止まります。
「ここからどう配る？」
これが決まっていないと、人が固まります。
動きは4つだけです。
- 入れ替える：先に配る箱を手前にする
- 先に出す：担当分だけ先に渡す
- 連絡する：到着と置き場所を伝える
- 置き場所を変える：人が詰まらない位置に寄せる
箱数のイメージがあると、当日が落ち着きます。
例：10食入り×10箱、など。
この日は納品11:10。
受取から配布担当へ渡すまで25分でした。
「配る人が迷わんかった。そこが助かった」
温度の不安を減らす3つ
展示会は、受け取ってから配り終わるまでに時間がかかります。
不安が出やすいのは「どこに置くか」です。
- 直射日光が当たらない場所に寄せる
- 配布直前までフタを開けない
- 先に配る箱だけ手前にして、残りはまとめて置く
置き場所が決まると、受取担当が現場に戻れます。
実際にあった失敗例
受取が1名体制だった日があります。
その人が来場者対応で離れ、箱が入口に置かれました。
仕分けが始まるまで40分。休憩は押し、午後の現場は少し荒れました。
弁当の問題ではありません。
受取の順番が決まっていなかっただけです。
まず今日やること
- シフト表を開いて「食べる」に丸をつける
- 受取担当を主・副で決める
- 会場図で受取場所を確認する
この3つを先にやると、頭の中の不安がかなり減ります。
電話で最初に言う一言（そのまま読めます）
「アイテムえひめの展示会で、スタッフ弁当を100食前後でお願いしたいです。
納品は（受取場所の名称）で、時間は（ ）ごろです。ブースごとに仕分けもお願いできますか？」
ここまで言えれば、話が止まりません。
食数がまだ揺れる場合は「100前後で、確定は（ ）日に連絡します」と付けると通ります。
メールで最初に送る1通（コピペ用）
件名：アイテムえひめ展示会 スタッフ弁当（約100食）見積り希望 本文： お世話になります。（会社名）（氏名）です。 アイテムえひめの展示会にて、スタッフ弁当を約100食でお願いしたくご連絡しました。 【日付】（ ） 【会場】アイテムえひめ 【数量】（ ）＋予備（ ） 【納品】（受取場所の名称） 【希望時間】（ ）ごろ 【仕分け】ブースごとに仕分け希望（ブース名の表記は統一します） 【受取担当】主：（氏名）／ 副：（氏名） 【回収】容器回収：（可／不可） 数量は（ ）日に確定して連絡します。 見積りと対応可否を教えてください。
よくある質問
Q. 100食を一括で受け取るのが不安です
受取を主・副の二人体制にすると止まりにくいです。
箱の仮置き場所を先に決めておくと、受取担当が現場に戻れます。
Q. 食数が当日まで揺れます
予備の弁当を用意しておくと落ち着きます。
確定日を先に決めて、そこまでは「○○前後」で動くほうが止まりません。
Q. ゴミが増えるのが心配です
集める場所だけ先に決めておくと午後が荒れません。
分け方は複雑にしないほうが回ります。
発注テンプレ
【イベント名】アイテムえひめ スタッフ弁当 【日付】（ ） 【会場】アイテムえひめ 【数量】（ ）＋予備（ ） 【納品】（受取場所の名称） 【受取担当】主：（氏名）／ 副：（氏名） 【到着連絡】到着前に連絡希望 【小分け】ブースごとに仕分け希望（ブース名の表記は統一） 【置き場所】（仮置き場所がある場合は記載） 【回収】容器回収：（可／不可）
「これなら、上にも説明できます」
まとめ
100という数字を見ると、不安になります。
でも、順番が決まっていれば止まりません。
人数が少しズレても、受取と配布が止まらない形にしておくこと。
終わったあとに残るのは、
「休憩がちゃんと回った」という事実です。
迷っている場合は「日時・食数・受取場所」だけ先に共有してください。
TEL：089-910-6420
50食以上の大口予約は、5日前までにご相談ください。
5個以下の数量変更は、前日正午まで対応できます。
会議や研修で使うお弁当を、一覧で見ながら比較したい方はこちら。
人数や時間帯に合わせて見ていただくと進めやすいです。
