【愛媛県松山市】法人ケータリング当日の段取り方法｜会議・研修・懇親会の担当者が迷わない「3つの順番」

「ケータリングって、当日なにから手をつけたらいいんですか？」

はじめて担当された方から、いちばん多い質問です。

料理より先に、みなさん段取りで止まりやすくなります。

何を先に決めるのか。
どこから動くのか。
まだ何も始まっていないのに、時間だけが近づいてくる。
ここが、いちばんしんどいところです。

松山市の法人イベントでも、当日のバタつきは料理そのものより、
会場の決まりと段取りで起きることが多いです。

だから当日は、この3つの順番だけ見えていればかなり進めやすくなります。

当日に迷いにくくするには、やることを増やすより「順番を固定する」方が進めやすいです

松山市の会議室、オフィス、研修会場でも、当日の迷いが減るのは段取りの順番が揃ったときです。

やることを増やすのではなく、順番を固定する。
それだけで、当日はかなり止まりにくくなります。

最初に見るのは、この3つです。

1. 確認（まず置けるかどうかを見る）
2. 設営（いったん完成形を作る）
3. 片付け（終わり方を先に決める）

① 最初に見るのは、料理ではなく「置けるかどうか」です

入口はどこか。
電源や水場は使えるか。
テーブルを置く広さはあるか。
最初に見るのは、料理そのものではありません。

「置けるかどうか」だけです。

松山市の会議室やオフィス会場は、入口が狭かったり、エレベーターが1基だけの会場もあり、
搬入動線で止まりやすいことがあります。

なので最初の確認は、ここだけで十分です。

• 入口（搬入口）はどこか：どこから運べるか、エレベーターは使えるか
• 電源は使えるか：コンセントの場所、延長コードが必要か
• 置き場は確保できるか：テーブル幅、通路を塞がないか

この3つが見えると、当日の止まる原因がかなり先に減ります。

会場担当の方に聞くときも、難しい言い方は要りません。

「搬入口どこですか？」
「コンセント使えますか？」
「この机、使っていいですか？」

この3つでかなり進みやすくなります。

確認が終わった瞬間に、担当者の方の表情が少し軽くなることがあります。
最初に止まりやすい部分が見えた安心だと思います。

② 設営は、「いったん全部並べて完成形を先につくる」方が進めやすいです

次は設営です。

ここでのポイントは、いったん全部並べて、先に完成形をつくることです。

途中で足りない、多い、を判断しようとすると、当日の判断が増えて焦りやすくなります。
まず完成形を作る。
それだけで、場がかなり落ち着きます。

設営で固定したいのは、これだけです。

• 取り皿とトングは同じ場所にする（毎回同じ配置にする）
• 人が集まりすぎないよう左右に分ける（入口側と奥側など）
• 通路を一本あける（流れができて止まりにくくなる）

左右に分けるだけで、人の流れが自然にできます。
松山市の法人イベントでは入口側に人が集まりやすいので、最初から分散して置く方が列ができにくくなります。

ここで一度だけ全体を見ます。
「入口側が混みそうなら、奥にも一山」
この調整だけで、当日の詰まりがかなり減ります。

「何人分が正解か」を当てにいかなくても、
見え方と流れが整っていれば、当日はかなり回りやすくなります。

③ 片付けは、終わりの時間を先に決めておくと慌てにくいです

当日のバタつきは、実は最後に出やすいです。

だから片付けは、終わりの時間を先に決めるところから始めます。

さらに、下げ始める順番も最初に共有しておくと進めやすいです。

• 何時に下げ始めるか（締めのあいさつの前か後か）
• どこから下げるか（人が集まりにくい場所から）
• ゴミをどうするか（持ち帰り、回収、置き場所）

ゴミの扱いは、当日いちばん止まりやすいポイントのひとつです。
「ゴミ、ここ捨てられません…？」
この一言でバタつくことが本当に多いです。

ケータリング（スタッフ常駐）の場合は、設営から撤収、ゴミ回収までこちらで対応します。
会場に残さない運用で進めやすいです。

オードブルデリバリー（お届けのみ）の場合は、ゴミはお客様でのお持ち帰りをお願いすることがあります。
どちらになるかを先に共有しておくと、最後がかなり慌てにくくなります。

片付けが慌てないだけで、担当者の疲れ方はかなり違ってきます。

この3つが見えていると、当日はほとんど迷わなくなります

確認。
設営。
片付け。
この3つが決まるだけで、当日の判断はかなり減ります。

途中から、担当の方の表情がふっと軽くなる瞬間があります。

「助かりました」

その一言をいただくたびに、段取りはやっぱり大事だなと思います。

やることを増やすのではなく、
順番だけ固定する。
松山市の現場では、それがいちばん効きやすいです。

人数や内容が未確定でも、会場名と人数の目安だけで進めやすいです

まだ人数や内容が決まっていなくても大丈夫です。

会場名。
だいたいの人数。
それだけでも十分進めやすくなります。

「当日の段取りが不安」で連絡をくださる方ほど、実は一番きちんと考えておられます。

人数が未確定でも問題ありません。
まずは、状況だけ教えていただければ大丈夫です。

ケータリングは基本5日前までのご相談をお願いしています

ケータリングは、準備と段取りを万全にするため、基本5日前までのご相談をお願いしています。

その分、当日は安心して進めやすくなります。

直前で迷いが出た場合も、分かった時点でご相談ください。
内容によりご用意できる場合があります。

最初の相談は、この一文だけで進みます

会場名と人数だけ決まったら、それだけ教えていただければ大丈夫です。

社内共有のメモとしては、この形で進みます。

「◯月◯日／◯時〜／松山市◯◯会場（会社名）／だいたい◯〜◯名です。
搬入口・電源・置き場の確認から、当日の段取りを相談したいです」

この一文があるだけで、確認の順番をかなり整理しやすくなります。