「幹事の準備、これで安心だ」と思ったのも束の間。
実は、安倍さんにはもう一つ大きな試練が待っていました。
それは、急な人数変更という幹事泣かせの“次なる壁”です。
法人パーティーでは、社内の急な予定変更や、取引先の都合、体調不良など、
予想外の人数変動は珍しくありません。
せっかく準備を整えても、直前の人数変更が幹事の頭を悩ませることはよくあるのです。
「人数変更…どう対応すればいいんだろう？」
本コラムでは、初幹事を無事に成功させた安倍さんが、次に直面した“人数変更の不安”を乗り越えるまでの実例をご紹介します。
準備を終えた幹事こそ、次に備えるべき「人数変更対応のコツ」を、ぜひご一読ください。
1. 幹事を悩ませる“人数変更”という大きな壁
1-1. 「前日キャンセル」「急な追加」…法人パーティーでは日常茶飯事
「こんなに人数が変わるなんて、聞いていませんでした…」
これは、ある企業の総務担当・安倍さんの言葉です。
初めての幹事経験を経て少し自信をつけた安倍さんでしたが、
今度は急な人数変更に頭を抱えることになりました。
社内では、急な出張や体調不良、部署異動の挨拶など、
さまざまな理由で参加人数が直前に変動することがよくあります。
- 役員クラスの急な出張で3名がキャンセル
- 部署の新メンバーが追加で参加希望
- 他部署からも「ぜひ参加したい」と追加希望
最終的には、当初の45名から2日前の時点で52名に増える事態に。
「どうやって対応すればいいのか…」
安倍さんの頭は真っ白になりました。
1-2. 人数変更が幹事のストレスを増幅させる3つの理由
人数変更は、幹事にとって非常に大きな負担です。
安倍さんも直面したリアルな不安は、次の3つに集約されます。
【1】料理の準備が間に合わない不安
「急に人数が増えても、料理の追加が間に合わないかもしれない…」
法人パーティーでは、料理の質＝会社の評価に直結するケースも多く、
料理不足は大きな失敗につながります。
【2】費用負担への心配
キャンセル人数によっては、キャンセル料が発生するケースも。
予算を守りたい一方、キャンセル費用のリスクにも不安が募ります。
【3】当日の座席・進行の混乱
人数変更によって、座席レイアウトや進行プログラムの調整も必要に。
「どこに誰を座らせるか」「スムーズに進行できるか」など、当日の混乱が大きなストレスになります。
安倍さんも「人数変更の怖さは、準備以上だった」と痛感したそうです。
2. 柔軟対応できるケータリングの選び方｜押さえるべき3つの視点
2-1. 【予約時】人数変更OKの“現実的な条件”を確認する
「とにかく早く相談しておけばよかった…」
安倍さんが痛感したのは、予約段階での“人数変更の条件確認”の重要性でした。
今回、安倍さんが頼ったのは、人数変更に柔軟なケータリング会社。
「3日前までの変更なら無料、前日でも人数追加は可能」という、明確で現実的な対応条件が用意されていました。
特に安心できたのは、電話一本で相談できる体制です。
人数変更を伝えた際も、スタッフは丁寧に状況を確認しながら、
「大丈夫ですよ、当日も人数に合わせてセッティングを調整しますから」と、落ち着いた声で対応してくれたのだとか。
幹事の安心は“相談しやすさ”で決まる。
安倍さんは、予約の段階でこうした確認をしておくことの大切さを、身をもって実感したと話します。
2-2. 【料理選び】追加・減少しやすいメニュー構成が鍵
人数変更への強さは、メニューの柔軟性でも大きく変わります。
安倍さんのパーティーで選んだのは、1人単位で追加・減少できる「お一人様プラン」。
料理内容は、前菜・メイン・デザートがワンセットになっており、追加も減少もスムーズでした。
特に便利だったのは、「フィンガーフード付きのプラン」。
急な追加があった場合でも、小さな一口サイズの料理なら、多少の人数差があっても自然に馴染みやすく、調整しやすかったそうです。
また、単品のオードブルセットを追加することで、予備の料理として備えることもでき、
「これなら人数が読めなくても大丈夫」という安心感を得られたといいます。
2-3. 【当日対応】現場で頼れるケータリングはここが違う
いくら事前に準備しても、当日に予期せぬ変更が起きることもあります。
実は、安倍さんのパーティー当日、さらに1名が急遽参加することになりました。
ところが、現場に到着したケータリングスタッフは落ち着いた様子で、こう提案してくれたそうです。
「ご安心ください。予備の料理をご用意しておりますし、テーブル配置も人数に合わせて調整できますよ」
スタッフは、予備の料理をさりげなく用意していたうえ、座席も柔軟に組み替え、
安倍さんは、当日の進行に専念できたと話します。
「まさかここまで臨機応変に対応していただけるとは…本当に助かりました」
安倍さんの表情には、心からの安堵が滲んでいました。
3. 【実例紹介】ミスタービュッフェ愛媛が叶えた「急な人数変更でも安心のパーティー」
3-1. 開催3日前に10名増加｜ある企業懇親会の事例
安倍さんが幹事を務めた社内懇親会は、まさに“急な人数変更”に翻弄されたパーティーでした。
「正直、今回は本当にヒヤリとしましたよ…」
そう語る安倍さん。当初は40名の予定で準備を進めていましたが、
開催の3日前に、役員から突然の電話が。
「急で悪いけど、部門統合の関係で、さらに10名追加で参加することになった」
一瞬、頭が真っ白になったといいます。
「このタイミングで10名も増えるなんて、間に合うはずがない…」
焦りを感じながらも、すぐにミスタービュッフェ愛媛へ電話をかけました。
3-2. 柔軟対応で「安心の開催」につながった舞台裏
その時の電話対応は、安倍さんの心に強く残っているそうです。
「大丈夫ですよ。ご安心ください。
実は、企業様のパーティーではこうしたことは珍しくありませんので、柔軟に対応できる体制を整えております」
スタッフの落ち着いた声とともに、具体的な提案がすぐに返ってきました。
- 急遽、お一人様プランを10名分追加
- フィンガーフードを中心にした予備のオードブルセットも用意
- 当日の座席変更についても、現地スタッフが柔軟に対応する段取りを即時手配
安倍さんは、「まるで魔法のようでした」と振り返ります。
「こんなにスムーズに追加できるなんて、正直、拍子抜けするくらいでした」
パーティー当日も、現場スタッフが事前の打ち合わせ通りに動き、
人数が増えたことを感じさせないほど自然で整ったセッティングが完成。
ゲストからも「人数多くても全然混乱がないね」「料理もちょうど良い」と好評の声が相次ぎました。
安倍さんは最後に、こう語ってくれました。
「今回のことで、人数変更の怖さは身に染みましたが、
同時に“相談できるケータリングがあるだけで、ここまで安心できるのか”と驚きました。
もう今後は、最初から“人数変更に強いケータリング”しか頼まないと思います」
4. 幹事が“安心”を手に入れるケータリング選びの極意
4-1. 「人数変更に強いかどうか」は、幹事の最大の安心材料
安倍さんは、今回の体験をこう振り返ります。
「正直、パーティーの料理って、味とか見た目ばかり気にしていました。
でも、実際に幹事になって一番ありがたかったのは、“人数変更にも柔軟に対応してくれる安心感”だったんです」
人数が変動する可能性は、法人パーティーに付きもの。
そのリスクを最初から織り込んでいるケータリングを選ぶことで、
幹事の負担は大幅に減り、心に余裕を持って当日を迎えることができます。
「味」や「価格」だけではなく、「人数変更への柔軟さ」を最優先すること。
これこそが、安倍さんの体験から導き出された、幹事にとっての“新しい選び方の基準”です。
4-2. 不安を感じた時は、まず「相談のしやすさ」を確かめる
「でも、人数変更に強いケータリングかどうか、どうやって見極めればいいんだろう？」
そんな疑問を持たれる方もいらっしゃるかもしれません。
安倍さんが強調するのは、「相談のしやすさ」をまず確かめることです。
「正直、ホームページやパンフレットだけじゃ分からないことも多いんですよね。
でも、電話一本で気軽に相談できるかどうか、そこを最初に確かめると安心できます」
実際、安倍さんも最初の問い合わせの段階で、スタッフの対応の柔らかさ・丁寧さを感じ、
「この会社なら、万が一の時もきっと助けてくれるはず」と直感したそうです。
不安を感じた時こそ、まずは一度相談してみること。
その一歩が、幹事にとって大きな安心につながります。
まとめ
法人パーティーの幹事にとって、準備の不安を乗り越えた先にも、人数変更という新たな壁が待っています。
しかし、安倍さんが体験したように、
「人数変更に柔軟なケータリング」を味方につけることで、
その壁もスムーズに乗り越えられます。
大切なのは、事前の相談と、人数変更の対応力を見極めること。
もしもの変更に備え、柔軟に動けるケータリングを選ぶことで、
幹事の不安は大幅に軽減され、パーティーの成功率は格段に高まります。
もし今、準備は順調でも「人数変更が不安…」と感じているなら、
安心して相談できるケータリングに、まず一度相談してみてください。
あなたのパーティーは、どんな変化にも強い“安心”に包まれた場になるはずです。
